Module 18 minPour : Tout le monde
Les bases : se connecter et s’y retrouver
Savoir vous connecter, reconnaître les trois espaces de Carnet et trouver votre chemin dans le menu.
En bref
- Carnet a trois espaces : le bureau sur ordinateur, l’application du technicien sur téléphone, et les pages que voit votre client.
- Chacun a un rôle (Direction, Administratif / commercial ou Technicien) qui décide de ce qu’il peut voir et faire.
- Le menu de gauche regroupe tout : Dossiers, Suivi, Matériel, Administration.
Se connecter
Carnet est installé sur le serveur de votre entreprise, avec sa propre adresse (par exemple dossiers.votre-entreprise.fr). Chaque personne a son compte : son adresse email et son mot de passe.
- 1Votre email
- 2Votre mot de passe
- 3Mot de passe oublié ?
- 4Connexion
- Ouvrez l’adresse de votre Carnet dans votre navigateur (Chrome, Edge, Safari, Firefox).
- Tapez votre adresse e-mail 1 et votre mot de passe 2.
- Cochez Se souvenir de moi sur votre ordinateur ou téléphone personnel, jamais sur un poste partagé.
- Cliquez sur Connexion 4.
La première fois, vous recevez un email d’invitation : son lien vous permet de choisir votre mot de passe (il reste valable 7 jours).
Mot de passe perdu ? Cliquez sur Mot de passe oublié ? 3 : un email arrive avec un lien valable 60 minutes. Après plusieurs essais ratés, Carnet bloque un moment les connexions pour se protéger : attendez une minute avant de réessayer.
Sur un téléphone, Carnet ouvre directement l’application du technicien. Sur un ordinateur, il ouvre le bureau (sauf pour un technicien, qui arrive aussi sur son application).
Les trois espaces de Carnet
Tout le monde travaille sur les mêmes dossiers, mais chacun a l’écran qui lui convient.
1. Le bureau, sur ordinateur
Pour la direction et le secrétariat : les clients, le planning, les devis, les entretiens, le suivi des chantiers et les réglages.
- 1Le menu
- 2La recherche
- 3Votre compte
- 4Les chiffres du jour
- 5À surveiller
- 1 Le menu, à gauche : toutes les rubriques.
- 2 La recherche, en haut : tapez un nom, un téléphone, une ville ou un numéro de série, le dossier apparaît.
- 3 Votre compte, en haut à droite (votre initiale).
- 4 et 5 Les chiffres du jour et ce qui risque de déraper (voir le module 4).
2. L’application du technicien, sur téléphone
Pour les techniciens : la tournée du jour, la fiche du client, le compte rendu signé sur place. Elle marche même sans réseau (voir le module 6).
3. Ce que voit votre client
Votre client ne se connecte jamais au logiciel. Il reçoit des liens sécurisés par email : la page pour signer son devis, et, si vous le souhaitez, son espace client (voir le module 10).
Les rôles : qui peut faire quoi
Chaque compte a un rôle. Il se choisit dans Administration › Équipe (voir le module 2).
| Rôle | Pour qui | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Direction | Le patron, l’associé | Tout : les réglages (Paramètres), l’équipe, le Pilotage, l’anonymisation d’un client. |
| Administratif / commercial | Le secrétariat, le commercial | Les clients (création, import, corbeille), les contrats d’entretien, le planning des dépannages, les devis, les projets, les pièces et le stock, la facturation, l’historique des modifications. |
| Technicien | Les équipes sur le terrain | Consulter les dossiers, ajouter des informations, des photos, des équipements, rédiger ses comptes rendus. Un technicien ne supprime jamais rien. |
Dans ce guide, « le bureau » désigne les rôles Direction et Administratif / commercial. Certaines informations restent au bureau : les prix d’achat et la marge des devis ne partent jamais sur les téléphones.
Le menu, rubrique par rubrique
| Groupe | Rubriques |
|---|---|
| (en haut) | Tableau de bord (votre journée), Pilotage (les chiffres de l’entreprise) |
| Dossiers | Clients |
| Suivi | À surveiller, Planning, Dépannages, Projets, Entretiens, Devis, Interventions |
| Matériel | Pièces, Stock, Mouvements, Lieux de stock, les ouvrages des devis, Réservations, Matériel réservable |
| Administration (replié) | Paramètres, Équipe, Comptes rendus, Historique des modifications, État du système |
Les petits nombres à droite des rubriques (les pastilles) comptent ce qui attend : dépannages à planifier, entretiens en retard, devis en attente…
Une rubrique n’apparaît pas ? Soit votre rôle n’y a pas accès, soit la fonction est coupée dans Paramètres › Fonctions. Une fonction coupée disparaît des menus.
Votre compte : profil et écrans terrain
- 1Profil
- 2Écrans terrain
- Profil 1 : votre photo, votre nom, votre téléphone, votre mot de passe. C’est aussi là que chacun peut activer la double authentification (un code donné par une application comme Google Authenticator ou Authy, en plus du mot de passe).
- Les trois petits boutons choisissent l’affichage : clair, sombre ou comme votre ordinateur.
- Écrans terrain 2 ouvre l’application du technicien sur l’ordinateur, pour voir ce que voient vos équipes. Depuis le téléphone, Version bureau fait l’inverse.
- Déconnexion ferme votre session.