Module 215 minPour : Direction

Jour 1 : installer votre entreprise

Renseigner l’identité de votre entreprise, inviter votre équipe et choisir les fonctions dont vous avez besoin.

Comptez une demi-heure, une seule fois. Ce que vous saisissez ici s’imprime sur vos comptes rendus, vos devis et vos emails.

Identité et mentions légales

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1. 1Les onglets des réglages
2. 2Identité légale
3. 3Qualification RGE
4. 4Assurance décennale

1. Menu Administration › Paramètres. Les réglages sont rangés en onglets 1 : Entreprise, Apparence, Tournées, Fonctions, Facturation, Emails, Données personnelles.
2. Onglet Entreprise : le nom de l’entreprise (sur les PDF et les emails) et le nom court (en haut des écrans).
3. Identité légale 2 : forme juridique et capital, adresse du siège, SIRET, RCS ou RM, numéro de TVA, téléphone, email, site web. Ces lignes s’impriment en pied de page de chaque compte rendu.
4. Qualification RGE 3 : organisme, numéro de certificat et date de fin de validité.
5. Assurance décennale 4 : assureur, numéro de contrat, couverture géographique.

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1. 1Médiateur de la consommation
2. 2Pied de page des PDF
3. 3Enregistrer

6. Médiateur de la consommation 1 : obligatoire sur les devis aux particuliers.
7. Pied de page des PDF 2 : une mention libre si besoin, puis l’aperçu exact de ce qui sera imprimé.
8. Cliquez sur Enregistrer 3.

Logo et couleurs

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1. 1Thème
2. 2Couleur principale
3. 3Logo
4. 4Icône

• Thème 1 : l’allure de tout le logiciel (bureau, téléphones, emails). Trois au choix : Classique, Carnet, Horizon.
• Couleur principale 2 : celle des boutons et des liens.
• Logo 3 : votre fichier (Mon logo (image)), ou un Logo texte composé avec le nom court. L’aperçu montre le rendu en clair et en sombre.
• Icône 4 : la petite image de l’onglet du navigateur et de l’application sur le téléphone.

Tournées et journée de travail

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1. 1Adresse de l’agence
2. 2Journée de travail

• Adresse de l’agence 1 : le point de départ et de retour des techniciens, pour l’ordre de passage suggéré.
• Journée de travail 2 : l’heure de début et de fin, dessinées dans le planning.

Paramètres › Fonctions : activer ce qui vous sert

Carnet sait faire beaucoup de choses, mais vous n’êtes pas obligé de tout utiliser. Chaque fonction s’allume ou s’éteint d’un geste. Une fonction éteinte disparaît des écrans et n’envoie rien ; rien n’est perdu si vous la rallumez.

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1. 1Onglet Fonctions
2. 2L’interrupteur
3. 3Ce que fait la fonction

Ce qui est coupé au départ, et pourquoi

À l’installation, trois sortes de fonctions sont éteintes. C’est vous qui décidez de les allumer :

• Celles qui écrivent à vos clients : vous devez être prêt avant que le premier email parte.
• Celles qui envoient des données à un service extérieur : vous choisissez en connaissance de cause.
• Celles qui coûtent à l’usage, ou qui changent l’organisation de l’équipe.

Tout le reste est allumé au départ : checklist d’entretien, mesures, fluides frigorigènes, garantie, doublons, pièces détachées, dépannages, compétences, statuts du technicien, contrôle des photos, chantiers sur plusieurs jours, absences, projets d’installation…

Les réglages sous les interrupteurs

Plus bas dans le même onglet, chaque fonction allumée a ses réglages : prix des pièces sur le PDF, étapes des projets selon le type d’installation, seuils de la météo, adresse où laisser un avis, moteur de lecture des plaques… et ce que les téléphones emportent :

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1. 1Seulement leurs visites et dossiers récents

Avec Seulement leurs visites et dossiers récents 1, un téléphone perdu expose moins de données. Avec le réseau, la recherche couvre toujours tous les dossiers.

Facturation et devis

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1. 1Outil utilisé
2. 2Tester la connexion
3. 3Devis dans Carnet
4. 4Relance sans signature

• Outil utilisé 1 : Aucun, Pennylane ou Axonaut. Collez la clé fournie par votre outil, puis Tester la connexion 2.
• Devis dans Carnet 3 : validité d’un nouveau devis, acompte proposé, Relance sans signature 4 (deux relances au plus), coût horaire de la main-d’œuvre (pour la marge), seuil d’alerte de marge, conditions de paiement, mention sur les déchets, conditions générales.

L’onglet Emails règle le récapitulatif des entretiens du lundi matin : à qui l’envoyer, sur combien de jours, et un bouton Envoyer le récapitulatif maintenant pour essayer.

L’équipe et les rôles

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1. 2Le rôle
2. 3L’accès

1. Menu Administration › Équipe, bouton Ajouter une personne (absent de la démonstration, où l’on ne crée pas de compte).
2. Saisissez le prénom, le nom, l’email de connexion et le téléphone, puis choisissez le Rôle 2.
3. Validez : la personne reçoit un email « Vous êtes invité » pour choisir son mot de passe. La colonne Accès 3 montre si elle s’est déjà connectée.

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1. 1Accès
2. 2Compétences

• Accès 1 : le rôle et l’interrupteur Compte actif. Un salarié qui part : coupez son compte, il ne peut plus se connecter.
• Compétences 2 : ses qualifications (pompe à chaleur, climatisation, bois…) et son attestation fluides frigorigènes avec sa date de fin. Carnet prévient si l’on confie une intervention à quelqu’un sans la bonne qualification, et quand l’attestation expire.