Module 315 minPour : Bureau (technicien : consulter et ajouter)

Vos clients et leurs équipements

Créer ou reprendre vos clients, et décrire leurs équipements pour que chacun sache tout avant de passer.

La liste des clients

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1. 1Nouveau client
2. 2Importer
3. 3Doublons possibles
4. 4Rechercher

• Nouveau client 1 pour créer une fiche, Importer 2 pour reprendre votre fichier.
• Doublons possibles 3 : Carnet repère les fiches qui se ressemblent (même téléphone, email ou adresse) et propose de les fusionner.
• Le champ de recherche 4 filtre la liste ; la grande recherche en haut de l’écran trouve aussi un numéro de série.

Créer un client

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1. 1Identité
2. 2Coordonnées
3. 3Adresse du chantier
4. 4Équipements installés

1. Identité 1 : le type (Particulier, Professionnel, SCI, Collectivité), le nom, le prénom.
2. Coordonnées 2 : portable, autre numéro, email. La case Ne pas lui envoyer de rappels arrête tout rappel par email pour ce client.
3. Adresse du chantier 3 : adresse, code postal, ville, et l’Accès au chantier (portail, clé chez la voisine…).
4. Équipements installés 4 : cochez ce qu’il possède (PAC air/eau, photovoltaïque, ballon…). Le détail se complète ensuite.
5. Cliquez sur Créer le dossier. Carnet donne au client une référence (nom-prénom + département, par exemple girard-thomas33).

Importer votre fichier existant

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1. 1Les 4 étapes
2. 2Télécharger le modèle

1. Préparez votre fichier tel quel : Excel (.xlsx), OpenDocument (.ods) ou CSV, une ligne par client, la première ligne avec le nom des colonnes, 5 000 lignes au plus. Au besoin, partez du modèle (Télécharger le modèle 2).
2. Fichier : déposez-le, puis Lire le fichier.
3. Colonnes 1 : Carnet reconnaît les intitulés (Nom, Prénom, Portable, CP, Ville, Matériel…). Corrigez à la main ce qu’il n’a pas compris.
4. Vérification : chaque ligne est classée prête, à vérifier, doublon ou refusée (nom, adresse, code postal ou ville manquant).
5. Import : rien n’est créé avant votre confirmation, et c’est tout ou rien.

La fiche client

Prenons M. Girard, à Talence, qui a une PAC air/eau sous contrat d’entretien annuel.

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1. 1Nouvelle demande
2. 2Nouveau devis
3. 3Espace client
4. 4Plus
5. 5Accès au chantier
6. 6Les onglets

• En haut, les actions : Nouvelle demande 1 (un dépannage), Nouveau devis 2, Espace client 3, Modifier, et Plus 4 (Modifications du dossier, Fusionner un doublon, Exporter les données, Anonymiser le client).
• Au centre, les coordonnées ; à droite le chantier, l’itinéraire et l’accès 5.
• Les onglets 6 : Historique, Équipements, Interventions, Dépannages, Projets, Devis, Entretien, Photos & docs, Site et accès.

L’historique raconte tout ce qui s’est passé, dans l’ordre : interventions, devis envoyés et signés, informations ajoutées par l’équipe. On ajoute, on ne réécrit pas : c’est la mémoire de l’entreprise.

Les installations et la plaque signalétique

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1. 1Ajouter une installation
2. 2L’installation
3. 3À surveiller

1. Onglet Équipements, puis Ajouter une installation 1 : quel équipement, la date de pose, l’adresse.
2. Dans Matériel posé, une ligne par élément (unité extérieure, module hydraulique, onduleur…) : marque, modèle, quantité, N° de série, fin de garantie.
3. Cliquez sur une installation 2 pour voir sa fiche complète.

La colonne « À surveiller » 3 signale ce qui dérive : ici, la pression du circuit baisse depuis trois visites.

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1. 1Caractéristiques
2. 2Contrôle d’étanchéité
3. 3Matériel posé
4. 4Numéro de série

• 1 Les caractéristiques propres au type d’équipement (puissance, fluide, charge, émetteurs…).
• 2 Le contrôle d’étanchéité : Carnet calcule s’il est obligatoire et quand, selon la charge de fluide.
• 3 et 4 Le matériel posé, avec les numéros de série et les garanties.

Sites et accès

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1. 1Ajouter une adresse
2. 2L’accès

Un client peut avoir plusieurs adresses (résidence secondaire, SCI avec plusieurs bâtiments) : Ajouter une adresse 1. L’accès 2 s’affiche en jaune sur le téléphone du technicien, sous « À savoir avant de passer ».

Les contrats d’entretien

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1. 1Souscrire un contrat
2. 2Prochaine visite

1. Onglet Entretien, bouton Souscrire un contrat 1.
2. Cochez les équipements couverts, la date de début et la fréquence (Annuel, Semestriel, Tous les 2 ans, Trimestriel).
3. Contrat repris d’un autre outil ? Renseignez Dernier entretien déjà réalisé : la prochaine visite se calcule à partir de cette date.
4. Cliquez sur Souscrire. La prochaine visite 2 apparaît, à planifier.

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1. 1Équipements couverts
2. 2Fréquence
3. 3Dernier entretien déjà réalisé

Photos et documents

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1. 1Ajouter des fichiers

Ajouter des fichiers 1 : photos du chantier, attestation, Consuel, notice… Les photos prises par les techniciens arrivent ici toutes seules. Elles sont nettoyées de leurs informations cachées (dont la position GPS) avant d’être gardées.